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Documentation Index

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In diesem Artikel verknüpfst du eine elektronische Rechnung mit einer bestehenden Reservierung. Durch die Verknüpfung kannst du Zimmerkosten, Zusatzleistungen, Ortstaxe, Rabatte und Empfängerdaten automatisch in die Rechnung übernehmen — ohne sie manuell eintippen zu müssen.

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Voraussetzungen

  • Modul INVOICE! ist aktiv
  • INVOICE! einrichten — Komponenteneinrichtung
  • Die Reservierung, die du verknüpfen möchtest, muss bereits in ROOMS! (dem zentralen PMS) angelegt sein.

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Schritte

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Neue Rechnung direkt aus einer Reservierung erstellen

  1. Klicke im Mandant-Dashboard auf Rechnungen.
  2. Klicke oben rechts auf Neu.
  3. Klicke oben auf Reservierung verknüpfen.
  4. Ein Dialogfenster mit einer Reservierungsliste erscheint. Du kannst nach Buchungscode oder Gastname suchen und nach Anreise, Abreise oder Status filtern.
  5. Klicke auf die gewünschte Reservierung, um sie auszuwählen.
  6. Direkt nach der Auswahl öffnet sich automatisch der Dialog Reservierungsdaten, in dem du die zu übernehmenden Daten auswählen kannst (siehe nächster Abschnitt).

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Daten aus der Reservierung übernehmen

Nachdem du eine Reservierung verknüpft hast, erscheint der Dialog Reservierungsdaten. Hier siehst du alle verfügbaren Positionen, aufgeteilt in:
  • Kosten Zimmer — Zimmerkosten pro Zimmerkategorie mit Anreise- und Abreisedatum
  • Kosten Zusatzleistungen — Zusatzleistungen (Extras), die der Reservierung oder einzelnen Zimmern zugeordnet sind
  • Ortstaxe — die berechnete Ortstaxe, falls vorhanden
Für jede Position kannst du die Anzahl anpassen oder auf 0 setzen, um die Position nicht zu übernehmen. Zusätzlich werden Rabatte aus der Reservierung angezeigt, sofern vorhanden.
  1. Wähle im Dropdown Empfänger den gewünschten Rechnungsempfänger aus. Es stehen zur Verfügung:
    • Der verknüpfte Betrieb der Reservierung (falls vorhanden)
    • Der Buchungsgast der Reservierung
    • Weitere Zimmergäste, die in der Reservierung erfasst sind
    • Alternativ: „Keinen Empfänger zuweisen”, um die Empfängerdaten manuell einzutragen
  2. Passe bei Bedarf die Anzahl einzelner Positionen an.
  3. Klicke auf Reservierungsdaten übernehmen.
Die ausgewählten Positionen, Rabatte und Empfängerdaten werden in die Rechnung übernommen. Du kannst die Daten anschließend wie gewohnt ergänzen oder bearbeiten.
Du kannst die Kostenaufstellung auch ausdrucken, bevor du die Daten übernimmst. Klicke dazu auf Kostenaufstellung drucken.

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Daten erneut übernehmen

Wenn sich die Reservierung nach der Verknüpfung ändert (z. B. durch eine neue Zusatzleistung oder geänderte Zimmerbelegung), kannst du die Daten erneut übernehmen:
  1. Klicke im Rechnungsformular auf Reservierungsdaten übernehmen.
  2. Wähle die Positionen und den Empfänger erneut aus.
  3. Klicke auf Reservierungsdaten übernehmen.
Das erneute Übernehmen ersetzt die bestehenden Rechnungselemente und Rabatte. Manuell hinzugefügte Positionen gehen dabei verloren. Ergänze manuelle Positionen daher erst, nachdem du die Reservierungsdaten abschließend übernommen hast.

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Verknüpfung aufheben

Falls du die Verknüpfung zur Reservierung lösen möchtest:
  1. Klicke im Rechnungsformular auf Verknüpfung zur Reservierung aufheben.
  2. Bestätige die Aktion im Bestätigungsdialog.
Die Rechnungselemente bleiben erhalten — nur die Verbindung zur Reservierung wird entfernt. Du kannst die Rechnung anschließend unabhängig weiterbearbeiten.

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Tipps

  • Die Verknüpfung ist nur bei nicht gesperrten Rechnungen möglich. Entsperre die Rechnung bei Bedarf zuerst über Entsperren.
  • Im Rechnungsformular wird die verknüpfte Reservierung als Link angezeigt. Klicke auf Reservierung öffnen, um direkt zur Reservierung zu gelangen.
  • Die MwSt.-Sätze für Zimmerkosten und Zusatzleistungen werden automatisch aus der Reservierung übernommen. Prüfe die Sätze, falls sich die Steuerregelung geändert hat.

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