Zum Hauptinhalt springen
Landen deine Angebote oder Reservierungsbestätigungen beim Gast im Spam-Ordner, geht dir im schlimmsten Fall eine Buchung verloren. Mit dieser Anleitung prüfst du Absender, Betreffzeilen und Inhalte deiner E-Mails von RECEPTION! (Gästekommunikation) und senkst das Risiko einer Spam-Einstufung.

​
Voraussetzungen

  • RECEPTION! ist für deinen Betrieb aktiv.
  • Für Änderungen an DNS-Einträgen brauchst du Zugang zur Verwaltung deiner Domain oder die Hilfe deines Webhosters.

​
Absender

Standardmäßig versendet RECEPTION! über die Adresse concierge@smartreception.cloud. Anexis überwacht diese Domain laufend, damit sie auf keiner Sperrliste steht. Anexis kann den Teil vor dem @ durch eine Kennung deines Betriebs ersetzen oder eine eigene Absenderadresse deines Betriebs hinterlegen.

​
Schritte

  1. Prüfe mit Anexis, welche Absenderadresse für deinen Betrieb eingestellt ist.
  2. Nutzt du eine eigene Absenderadresse, lass bei deinem Webhoster einen korrekten SPF-Eintrag für die Domain setzen. Ergänze wenn möglich DKIM- und DMARC-Einträge.
  3. Bitte Anexis, das Tracking-Pixel für geöffnete E-Mails zu deaktivieren. Tracking-Pixel stufen manche Spamfilter als verdächtig ein. Einmal deaktiviert, lässt es sich nicht wieder aktivieren.
  4. Öffne im Mandant-Dashboard der Anexis CLOUD! im Bereich Verwaltung die Kachel E-Mails und klicke auf E-Mail-Vorlagen.
  5. Gib jeder Vorlage einen eigenen, natürlich formulierten Betreff, z. B. „Ihr persönliches Angebot im Hotel Beispiel” statt „Angebot - Hotel Beispiel”. Ein zu langer Betreff wird mit einer Fehlermeldung abgelehnt.
  6. Prüfe deine Textblöcke und Vorlagentexte auf folgende Punkte:
    • keine Wörter oder Sätze nur in Großbuchstaben
    • nicht zu viele Zahlen und Prozentzeichen
    • keine oder nur wenige Emojis, keine GIFs
    • keine Trennlinien aus Einzelzeichen wie -------
    • ganze Sätze, z. B. „Der Check-in ist ab 14:00 Uhr möglich” statt „Check-in: ab 14:00”
  7. Verlinke Inklusivleistungen, kostenpflichtige Leistungen, Kurtaxe (tourist tax) sowie Zahlungs- und Stornobedingungen auf die passenden Seiten deiner Website. Prüfe, dass diese Seiten keine fragwürdigen Links zu Drittseiten enthalten.
  8. Verwende keine Kurzlinks wie bit.ly. Manche E-Mail-Anbieter verweigern sonst die Zustellung.
  9. Aktiviere im REQUEST! legacy Widget die Option „E-Mail an Gast”. Der Gast bekommt dann sofort eine Bestätigung seiner Anfrage. Dieser erste Kontakt senkt das Risiko, dass spätere E-Mails aussortiert werden.

​
Tipps

  • Mit mail-tester.com prüfst du eine Test-E-Mail auf Spam-Verdacht.
  • Landen E-Mails in Outlook immer im Junk-Ordner, prüfe beim Empfänger unter Junk-E-Mail-Optionen, ob die Absenderadresse bei „Blockierte Absender” steht.
  • Änderungen am HTML-Code der Vorlagen, etwa alt- und title-Attribute oder das Entfernen von Links im Footer, übernimmt Anexis für dich.

​
Verwandte Artikel