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Wenn ein Gast ein Angebot von RECEPTION! (der Gästekorrespondenz) annimmt, ist die Buchung noch nicht fix. Du prüfst sie und schickst eine Reservierungsbestätigung. In dieser Anleitung erfährst du, was der Gast sieht und wie du das Angebot abschließt.

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Voraussetzungen

  • Du hast dem Gast ein Angebot gesendet, siehe Ein Angebot mit RECEPTION! senden.
  • Anexis hat eine E-Mail-Vorlage vom Typ „RECEPTION! - Reservierungsbestätigung“ angelegt.

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Was der Gast sieht

  1. Der Gast klickt im Angebots-E-Mail auf den Buchen-Button. Es öffnet sich die Seite „Unser Angebot für Sie“ mit den Angebotsdaten.
  2. Der Gast prüft seine Persönliche Daten (u. a. Anrede, Name, Adresse, Land, Telefon, Mobil) und schreibt bei Bedarf etwas ins Feld Bemerkungen.
  3. Der Gast klickt auf Verpflichtend buchen und erhält die Meldung „Ihre Buchung wurde erfolgreich versendet“. Er wird darauf hingewiesen, dass die Buchung erst mit deiner schriftlichen Bestätigung gilt.
Du erhältst gleichzeitig eine E-Mail mit den wichtigsten Daten. Die Bemerkungen des Gastes übernimmt RECEPTION! als „Buchungshinweis“ in die Anfrage. Die Gastdaten werden aktualisiert.

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Schritte

  1. Öffne im Mandant-Dashboard Anfragen. Das angenommene Angebot hat den Status „Wartet auf Bestätigung“. Bei Alternativangeboten ist nur noch das gewählte Angebot enthalten.
  2. Klicke auf die Anfrage, um sie zu öffnen.
  3. Klicke auf In Reservierung umwandeln. Die Reservierung erscheint im Zimmerplan.
  4. Setze den Status der Reservierung auf „Bestätigt“ oder „Bestätigt ohne Angeld“ und speichere.
  5. Klicke auf Daten speichern und E-Mail senden und wähle die Vorlage „RECEPTION! - Reservierungsbestätigung“. Alternativ öffnest du den Mailer und bearbeitest die E-Mail vorher.

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Tipps

  • Ist für deinen Betrieb die Option Verfügbarkeit beim Buchen des Angebots überprüfen aktiv (setzt Anexis in den Mandanteinstellungen), prüft RECEPTION! beim Öffnen und beim Buchen, ob die Zimmer noch frei sind. Sind sie belegt, sieht der Gast „Dieses Angebot ist leider nicht mehr verfügbar“. Ist das Angebot noch frei, wandelt RECEPTION! es beim Buchen sofort in eine Reservierung um, aktualisiert die Verfügbarkeiten und überträgt die Reservierung an eine angebundene Hotelsoftware. Du findest sie dann unter Reservierungen mit dem Status „Wartet auf Bestätigung“ und sendest nur noch die Bestätigung.
  • Ein Angebot lässt sich nur buchen, solange es eine aktive Anfrage ist. Wurde die Anfrage bereits in eine Reservierung umgewandelt oder gelöscht, sieht der Gast „Dieses Angebot ist leider nicht mehr verfügbar“.
  • RECEPTION! for Touristmanager: Die Verfügbarkeit im Touristmanager lässt sich über die Schnittstelle nicht prüfen. Anexis deaktiviert deshalb die Option Verfügbarkeit beim Buchen des Angebots überprüfen, sonst kann der Gast nicht buchen. Dasselbe gilt für RECEPTION! for ASA ohne die Schnittstelle „ASA - AlpineBits“.
  • Angelder kannst du in der Reservierungsbestätigung über Platzhalter einfügen. Der Betrag wird dann von der Gesamtsumme abgezogen. Meist sendest du dafür aber eine eigene Angeldbestätigung.

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