Zum Hauptinhalt springen
RECEPTION! (die Gästekorrespondenz) erstellt aus einer Anfrage ein professionelles Angebots-E-Mail, das der Gast mit einem Klick buchen kann. In dieser Anleitung versendest du ein Angebot aus einer Anfrage in ROOMS! (dem zentralen PMS).

​
Voraussetzungen

  • Das Modul RECEPTION! for ROOMS! ist für deinen Betrieb aktiv. Die Aktivierung übernimmt Anexis.
  • Anexis hat für dich eine E-Mail-Vorlage vom Typ „RECEPTION! - Angebot“ angelegt.
  • Der SPF-Eintrag deiner Absender-Domain ist gesetzt, damit die E-Mails nicht im Spam landen.
  • In der Anfrage ist ein buchender Gast mit E-Mail-Adresse eingetragen. Die Sprache des Gastes muss in deinem Betrieb aktiv sein.

​
Schritte

  1. Öffne im Mandant-Dashboard Anfragen und klicke auf die gewünschte Anfrage.
  2. Trage Zeitraum, Zimmer, Belegung und Preis ein. Für Alternativangebote legst du weitere Angebote in derselben Anfrage an. Die Daten des ersten Angebots werden dabei übernommen.
  3. Wähle einen der beiden Wege:
    • Direkt senden: Klicke unten auf Daten speichern und E-Mail senden. RECEPTION! speichert die Anfrage und zeigt „Änderungen wurden gespeichert. Bitte eine der folgenden E-Mail-Vorlagen auswählen:“. Klicke auf die Vorlage. Das Angebot geht sofort an den Gast.
    • Vorher bearbeiten: Speichere die Anfrage mit Anfrage speichern und klicke oben auf Mailer. Wähle bei E-Mail-Vorlage die Angebotsvorlage aus.
  4. Passe im Mailer bei Bedarf den Text an. Klicke dazu in einen Text- oder Angebotsblock und schreibe oder formatiere wie gewohnt. Über Textblöcke fügst du vorbereitete Bausteine ein.
  5. Trage bei Cc weitere Empfänger ein, falls jemand eine Kopie erhalten soll.
  6. Klicke auf Speichern und senden. Willst du später weiterarbeiten, klicke auf Als Entwurf speichern.

​
Tipps

  • Hast du ungespeicherte Änderungen, erscheint „Die Änderungen müssen zuerst gespeichert werden, um zum Mailer zu wechseln.“ Speichere die Anfrage zuerst.
  • Fehlt der buchende Gast oder seine E-Mail-Adresse, erscheint „Keinen buchenden Gast gefunden.“ bzw. „Die E-Mail-Adresse des buchenden Gast fehlt.“
  • Meldet RECEPTION! „Einige Platzhalter konnten nicht ersetzt werden.“, fehlen in der Anfrage Daten, die die Vorlage braucht. Ergänze sie und versuche es erneut.
  • Bei mehreren Angeboten wählt der Gast eines aus. Die anderen Angebote löscht RECEPTION! beim Buchen automatisch.
  • Kommt beim Senden immer wieder eine Unzustellbarkeits-Meldung zurück, versende die E-Mail nicht erneut. Prüfe zuerst die E-Mail-Adresse. Wiederholte Fehlzustellungen schaden dem Ruf deiner Absenderadresse.
  • Bei E-Mail-Adressen *@guest.booking.com wandelt booking.com die E-Mail in reinen Text um und entfernt eventuell Links. Hinterlege deine Domain im booking.com-Extranet unter den zugelassenen Links.
  • RECEPTION! for Touristmanager: Preise übernimmt RECEPTION! nur, wenn sie im TIC-Web für genau diese Belegung und diesen Zeitraum hinterlegt sind. Sind dort feste Anreisetage (z. B. Samstag bis Samstag) festgelegt, gibt es für abweichende Zeiträume keinen Preis.

​
Verwandte Artikel