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Mit dem Mailer von RECEPTION! (der Gästekorrespondenz) kommunizierst du nach dem Angebot weiter im einheitlichen Layout mit deinem Gast. In dieser Anleitung sendest du zum Beispiel eine Angeldbestätigung, eine Stornierung, eine Absage oder eine allgemeine E-Mail.

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Voraussetzungen

  • Das Modul RECEPTION! for ROOMS! ist aktiv und Anexis hat die passenden E-Mail-Vorlagen für dich angelegt.
  • Der Gast hat eine E-Mail-Adresse.

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Schritte

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Eine E-Mail zu einer Anfrage oder Reservierung senden

  1. Öffne im Mandant-Dashboard Anfragen oder Reservierungen und klicke auf den Eintrag.
  2. Speichere offene Änderungen und klicke oben auf Mailer.
  3. Wähle bei E-Mail-Vorlage die gewünschte Vorlage. Angezeigt werden nur Vorlagen, die zum aktuellen Stand passen:
    • Abgelehnte Anfrage: „RECEPTION! - Absage“
    • Reservierung: „RECEPTION! - Reservierungsbestätigung“, mit erfasster Anzahlung zusätzlich „RECEPTION! - Angeldbestätigung“
    • Stornierte Reservierung: „RECEPTION! - Stornierung“
    • Reservierung mit Status „Bestätigt“ oder „Bestätigt ohne Angeld“: zusätzlich „CHECKIN!“, wenn CHECKIN! aktiv ist
  4. Ergänze den Text bei Bedarf, zum Beispiel über Textblöcke.
  5. Klicke auf Speichern und senden.
Schneller geht es mit Daten speichern und E-Mail senden unten in der Anfrage oder Reservierung. Die Anexis CLOUD! speichert, bietet die vorgeschlagene Vorlage an und versendet die E-Mail ohne Bearbeitung.

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Eine allgemeine E-Mail an einen Gast senden

  1. Öffne den Gast oder eine seiner Reservierungen.
  2. Öffne den Mailer und wähle die Vorlage „RECEPTION! - Nur Gast“.
  3. Schreibe deine Nachricht und klicke auf Speichern und senden.

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Eine E-Mail erneut senden oder exportieren

  1. Öffne im Mandant-Dashboard E-Mails und klicke auf die versendete E-Mail.
  2. Klicke auf E-Mail nochmals senden. Wähle Senden, um sie unverändert zu senden, oder Bearbeiten, um sie vorher anzupassen.
  3. Klicke auf Als PDF exportieren, wenn du die E-Mail ablegen oder drucken möchtest.

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Tipps

  • In der Liste E-Mails findest du alle versendeten E-Mails. Über den Filter suchst du zum Beispiel im Betreff nach bestimmten Nachrichten.
  • Unter E-Mail-Zustelldetails siehst du, ob die E-Mail zugestellt wurde. Steht dort „Abgelehnt“, prüfe die E-Mail-Adresse.
  • Siehst du „Es kann nicht zum Mailer gewechselt werden, da folgende Sprache nicht aktiviert ist“, ändere die Sprache des Gastes auf eine aktive Sprache deines Betriebs.

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