Zum Hauptinhalt springen
AUTOMAILS! (automatische Gäste-E-Mails, früher „RECEPTION! Automails“) versendet vier E-Mails ohne dein Zutun: die Vorfreude-E-Mail vor der Anreise, die Geburtstags-E-Mail, die Willkommen-zuhause-E-Mail nach der Abreise und die Nachhak-E-Mail nach einem nicht gebuchten Angebot. In dieser Anleitung stellst du ein, welche E-Mails aktiv sind und wann sie verschickt werden.

​
Voraussetzungen

  • Anexis hat AUTOMAILS! für deinen Betrieb aktiviert. AUTOMAILS! funktioniert nur zusammen mit RECEPTION! for ROOMS! oder RECEPTION! for ASA, nicht mit RECEPTION! for Touristmanager.
  • Anexis hat für jede gewünschte E-Mail eine Vorlage angelegt, zum Beispiel „RECEPTION! - Vorfreude“ oder „RECEPTION! for ASA - Vorfreude“, jeweils in deinem Layout und in allen Gastsprachen.

​
Schritte

  1. Klicke im Mandant-Dashboard im Bereich Einstellungen auf Betriebseinstellungen.
  2. Scrolle zum Bereich AUTOMAILS!.
  3. Vorfreudemail: Setze Aktiv und wähle bei Senden im Zeitraum (Tage vor Anreise) unter Von und Bis zwischen 1 und 60 Tagen. Die E-Mail geht an Reservierungen mit dem Status „Bestätigt“ oder „Bestätigt ohne Angeld“, deren Anreise in diesem Zeitraum liegt.
  4. Willkommen-zuhause E-Mail: Setze Aktiv und wähle bei Senden 1 bis 60 Tage nach der Abreise. Bei ROOMS! muss die Reservierung den Status „Abgereist“ haben.
  5. Geburtstagsmail: Setze Aktiv und wähle den Zeitpunkt, von 60 Tagen vor bis 60 Tagen nach dem Geburtstag oder „am gleichen Tag“. Mit RECEPTION! for ROOMS! legst du über Bei Aufenthalt senden fest, ob die E-Mail auch während eines Aufenthalts verschickt wird.
  6. Nachhakmail: Setze Aktiv und wähle bei Senden 1 bis 60 Tage nach dem Angebot.
  7. Klicke auf Speichern.

​
Tipps

  • „Von“ darf nicht größer als „Bis“ sein. Sonst erscheint „Vorfreudemail: Ungültiger Zeitraum“.
  • AUTOMAILS! erstellt die E-Mails jeweils am Vortag und versendet sie am nächsten Tag um 8:00 Uhr. Unter E-Mails > Automatische E-Mails siehst du, was morgen verschickt wird. Dort kannst du einzelne E-Mails öffnen, bearbeiten oder löschen.
  • Ändern sich die Daten vor dem Versand, zum Beispiel ein korrigiertes Geburtsdatum oder eine gebuchte Anfrage, prüft AUTOMAILS! die E-Mail erneut und verwirft sie, wenn sie nicht mehr passt.
  • Der Gast braucht eine E-Mail-Adresse und im Gastdatensatz muss Automatische E-Mails auf „Ja“ stehen. Gäste, die über RECEPTION! for ASA angelegt werden, bekommen die Einwilligung automatisch gesetzt.
  • Ist zusätzlich CRM SYNC! mit ASA aktiv, kommt die Einwilligung ausschließlich aus ASA und lässt sich im Gastdatensatz nicht mehr ändern.
  • Die Nachhak-E-Mail geht nur raus, wenn die Anfrage noch nicht gebucht, nicht abgelehnt und das Angebot noch verfügbar ist.
  • Ist in den Standardvorlagen ein Angeld größer 0 € erfasst, zeigen sie zwei zusätzliche Zeilen: das Angeld und den offenen Restbetrag.
  • Versendete Automails findest du danach in der Liste E-Mails. Suche über den Filter im Betreff zum Beispiel nach „Vorfreude“ oder „Nachhak“.

​
Verwandte Artikel