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Documentation Index

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NEWSLETTER SYNC! (die Gästelisten-Synchronisierung) ermöglicht den periodischen, bidirektionalen Austausch von Gästedaten zwischen ROOMS! (dem zentralen PMS) und externen Newsletter-Systemen. Eine integrierte Double-Opt-In-Abfrage stellt sicher, dass die Newsletter-Empfänger datenschutzkonform synchronisiert werden. Dieser Artikel beschreibt, welche Voraussetzungen nötig sind und wie du NEWSLETTER SYNC! Schritt für Schritt einrichtest.

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Voraussetzungen

  • Modul NEWSLETTER SYNC! ist aktiviert
  • Externes System CleverReach V3 ist eingerichtet. In der CleverReach-OAuth-App müssen alle Scopes aktiviert sein, damit die Komponente korrekt funktioniert.
  • Falls CRM SYNC! (der bidirektionale Gästedaten-Austausch) ebenfalls genutzt wird: CRM SYNC! muss vor NEWSLETTER SYNC! eingerichtet werden, oder du führst nach der Einrichtung von CRM SYNC! eine Vollsynchronisierung bei NEWSLETTER SYNC! durch.

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Schritte

  1. Klicke im Mandant-Dashboard im Bereich NEWSLETTER SYNC! auf Einstellungen NEWSLETTER SYNC!.
  2. Setze das Feld Aktiv auf „Ja”, um die Komponente zu aktivieren.
  3. Optional: Trage im Feld Weiterleitungs-URL nach Double-Opt-In die URL ein, auf die Gäste nach Bestätigung des Double-Opt-In-Mails weitergeleitet werden sollen. Du kannst separate URLs für Deutsch, Italienisch und Englisch hinterlegen. Falls du das Feld leer lässt, wird eine systeminterne Standard-Bestätigungsseite angezeigt.
  4. Optional: Füge über Eintrag hinzufügen bei Automatisch ausgeschlossene Domains Domains hinzu, die nicht an das externe Newsletter-System übertragen werden sollen. Über Standard-Domains hinzufügen fügst du eine Vorauswahl gängiger Domains hinzu (z. B. booking.com, expedia.com).
  5. Wähle bei Externes System das eingerichtete CleverReach-V3-System aus.
  6. Klicke auf Konfiguration, um die Zuordnung von Gästesprachen zu CleverReach-Empfängergruppen festzulegen. Weise mindestens die Standard-Empfängergruppe zu.
  7. Falls das Modul NEWSLETTER SYNC! im Modus „Vollständig” aktiviert ist: Konfiguriere die Eingehenden Aktionen und Ausgehenden Aktionen nach Bedarf.
  8. Klicke auf Speichern oder Speichern und schließen, um die Einstellungen zu bestätigen.
  9. Klicke auf Vollsynchronisierung, um den erstmaligen Abgleich der Gästedaten durchzuführen. Im sich öffnenden Fenster wähle, ob für Gäste ohne bestehende Double-Opt-In-Zustimmung die Zustimmung eingeholt oder die Gäste direkt aktiviert werden sollen.

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Tipps

  • Gäste dürfen nicht im externen Newsletter-System erstellt oder gelöscht werden. Das Erstellen und Löschen von Gästen muss ausschließlich in ROOMS! oder im externen PMS (sofern CRM SYNC! eingesetzt wird) erfolgen, da die Änderungen bei der nächsten Synchronisierung überschrieben werden.
  • Sofern mehrere Gäste mit derselben E-Mail-Adresse existieren, wird der Gast mit dem aktuellsten Änderungsdatum verwendet. Unterschiedliche Gäste mit derselben E-Mail-Adresse werden im externen Newsletter-System nicht mehrfach angelegt.
  • Nach der erstmaligen Vollsynchronisierung werden zukünftige Änderungen automatisch periodisch synchronisiert. Im Normalfall ist kein weiteres händisches Eingreifen notwendig.
  • Über Änderungen synchronisieren kannst du einen neuen Gast sofort synchronisieren, ohne auf den nächsten automatischen Durchlauf warten zu müssen.
  • Über den Menüpunkt Logs in der Komponente kannst du sämtliche Ereignisse einsehen, falls es Probleme mit der Synchronisierung geben sollte.

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