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Diese Anleitung beschreibt, wie du in ROOMS! (dem zentralen PMS) zwei oder mehr Gästedatensätze zusammenführst. Dabei werden die Gastdaten, sämtliche Anfragen, Reservierungen und Kommunikationen in einem einzigen Datensatz vereint.

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Voraussetzungen

  • Mindestens zwei Gästedatensätze, die zusammengeführt werden sollen.

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Schritte

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Einstieg aus der Gästeliste

  1. Öffne das Mandant-Dashboard.
  2. Klicke im Bereich „Verwaltung” auf Gäste, um die Übersichtsliste zu öffnen.
  3. Wähle die zusammenzuführenden Gäste über die Auswahlbox neben jedem Eintrag aus.
  4. Klicke auf den Menüpunkt Zusammenführen.

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Einstieg aus der Gästebearbeitung

  1. Öffne einen Gästedatensatz zur Bearbeitung.
  2. Falls ROOMS! automatisch ähnliche Gäste erkennt, erscheint oben der Menüpunkt Zusammenführen. Die ähnlichen Gäste sind bereits vorausgewählt.
  3. Klicke auf Zusammenführen.

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Zusammenführung durchführen

In beiden Fällen öffnet sich nach dem Klick ein Zusammenführungsfenster.
  1. Prüfe die Übersicht im Fenster. Dort werden alle Felder aller ausgewählten Gäste nebeneinander aufgelistet, zusammen mit einer Zusammenfassung der zusammengeführten Daten.
  2. Felder, die ROOMS! automatisch zusammenführen kann, sind bereits als zusammengeführt gekennzeichnet.
  3. Felder, die ein manuelles Eingreifen erfordern, sind gesondert gekennzeichnet. Klicke bei diesen Feldern auf den Wert, den du für den zusammengeführten Gast übernehmen möchtest.
  4. Du kannst den ausgewählten Wert zusätzlich händisch anpassen oder komplett überschreiben.
  5. Am unteren Ende des Fensters siehst du eine Zusammenfassung, wie viele Felder noch zusammengeführt werden müssen. Diese Zusammenfassung verschwindet, sobald alle Felder korrekt zugeordnet sind.
  6. Klicke auf den Funktionsknopf Zusammenführen am Ende des Fensters, um den Vorgang abzuschließen.
Nach der Zusammenführung wirst du automatisch zum zusammengeführten Gästedatensatz weitergeleitet.

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Tipps

  • Die Zusammenführung betrifft nicht nur die Stammdaten, sondern auch alle verknüpften Anfragen, Reservierungen und Kommunikationen.
  • Du kannst den Zusammenführungsdialog aus der Gästebearbeitung nur dann aufrufen, wenn ROOMS! ähnliche Gäste erkannt hat. Über die Gästeliste kannst du beliebige Gäste manuell auswählen und zusammenführen.
  • Gäste, die als Zimmergäste in derselben Reservierung eingetragen sind, können nicht zusammengeführt werden. Entferne zuerst einen der Gäste aus der Reservierung, bevor du die Zusammenführung durchführst.

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