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Mit RECEPTION! for ASA verwaltest du Zimmer und Gäste weiter in der Hotelsoftware ASA, schreibst die E-Mails an den Gast aber mit RECEPTION! (der Gästekorrespondenz). In dieser Anleitung öffnest du den Mailer aus ASA heraus und versendest ein Angebot.

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Voraussetzungen

  • Anexis hat RECEPTION! for ASA für deinen Betrieb eingerichtet und die ASA-Schnittstelle ist aktiv.
  • Die Zimmerkategorien aus ASA sind in der Anexis CLOUD! bekannt, entweder über die Schnittstelle „ASA - AlpineBits“ oder manuell angelegt.
  • Der Gast hat in ASA eine E-Mail-Adresse.

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Schritte

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Ein Angebot senden

  1. Lege in ASA eine neue Reservierung an und stelle im Feld Art (links oben) auf „Anfrage“ um. Standardmäßig ist „Reservierung“ vorausgewählt.
  2. Trage Zeitraum, Zimmer und Gast ein.
  3. Klicke auf Webmail. Der Mailer von RECEPTION! öffnet sich.
  4. Wähle bei E-Mail-Vorlage „RECEPTION! for ASA - Angebot“, prüfe den Text und klicke auf Speichern und senden.
Nimmt der Gast das Angebot an, läuft alles wie in Ein angenommenes Angebot bestätigen beschrieben. Die Reservierung bestätigst du anschließend in ASA.

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Weitere E-Mails senden

  1. Öffne die Anfrage oder Reservierung in ASA und klicke auf Webmail.
  2. Wähle die passende Vorlage: bei Anfragen „RECEPTION! for ASA - Angebot“ oder „RECEPTION! for ASA - Absage“, bei Reservierungen „RECEPTION! for ASA - Reservierungsbestätigung“ oder „RECEPTION! for ASA - Angeldbestätigung“, bei stornierten Reservierungen „RECEPTION! for ASA - Stornierung“.
  3. Für eine allgemeine E-Mail öffnest du in ASA den Gast und klickst dort auf Webmail. Dann steht nur die Vorlage „RECEPTION! for ASA - Nur Gast“ zur Verfügung.
Bei jedem Klick auf Webmail legt ASA unter Korrespondenz einen Eintrag an. Er enthält einen Link zur E-Mail in RECEPTION!, nicht die E-Mail selbst. Der Link funktioniert, solange du die E-Mail in RECEPTION! nicht löschst.

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Tipps

  • Legst du ein Angebot in ASA als „Reservierung“ an, kannst du es zwar versenden, der Gast kann es aber nicht buchen. Er sieht „Dieses Angebot ist leider nicht mehr verfügbar“.
  • Die Preise im Angebot kommen direkt aus ASA, und zwar so, wie sie beim Klick auf Webmail übertragen werden. Ändere Preise deshalb in ASA und klicke danach erneut auf Webmail.
  • Die Beschreibung in der Preistabelle stellt ASA aus Platzhaltern zusammen. Du passt sie in ASA unter Hotel > Vorgaben > Leistungen beim Eintrag „UBT“ an. Die Bezeichnung der Verpflegung findest du in ASA unter Einrichtung > System > Systemkonfiguration > Betrieb > Bezeichnungen > Verpflegung.
  • Die Platzhalter [[Deposit]], [[DepositWithCurrency]] und [[DepositInternationalFormat]] zeigen die Anzahlung nur, wenn sie in ASA hinterlegt ist. [[DepositProposal]] und [[DepositProposalWithCurrency]] zeigen den Anzahlungsvorschlag des ersten Angebots.
  • Meldet ASA „Ein unbekanntes Zimmer ist vorhanden“, kennt die Anexis CLOUD! die Zimmerkategorie nicht. Übertrage die Stammdaten aus ASA erneut oder lege die Zimmerkategorie selbst an.
  • Meldet ASA „Neue Online-Check-In Daten der Reservierung stehen zur Verfügung. Bitte zuerst die Daten abholen.“, übernimm zuerst die Check-in-Daten in ASA und klicke dann erneut auf Webmail.

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