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Mit dem Gäste-CSV-Import übernimmst du bestehende Gästedaten eines neuen Kunden in ROOMS! (das zentrale PMS). In dieser Anleitung bereitest du die CSV-Datei vor, lädst sie hoch und aktivierst die importierten Gäste.

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Voraussetzungen

  • Du bist als Admin angemeldet.
  • Die CSV-Datei erfüllt diese Regeln:
    • Dateiendung .csv
    • Kodierung UTF-8 mit BOM (Byte Order Mark). Ohne BOM lehnt eAssistant die Datei ab.
    • Trennzeichen Semikolon (;), Zeilenende Windows-Format (CRLF)
    • Die erste Zeile enthält Spaltenüberschriften und wird nicht importiert.
    • Nach der letzten Datenzeile folgt ein Zeilenumbruch. Sonst wird die letzte Zeile nicht importiert.

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Spalten der CSV-Datei

Die Reihenfolge ist fest. Jede Zeile braucht mindestens 16 Spalten.

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Schritte

  1. Öffne in der Anexis CLOUD! das Mandant-Dashboard und klicke im Bereich Allgemein auf Mandant.
  2. Klicke auf Anexis eAssistant. Die Seite Mandant bearbeiten öffnet sich.
  3. Klicke im Bereich ROOMS! bei Gäste CSV Import auf das Dateifeld und wähle die CSV-Datei aus. Der Upload startet sofort, eAssistant zeigt „Gäste werden importiert.”.
  4. Warte auf das Ergebnis:
    • Bei Erfolg erscheint oben „Gäste wurden erfolgreich importiert.”.
    • Bei Fehlern öffnet sich das Fenster „Fehler CSV Import” mit einer Liste im Format „Zeile 3: Nachname fehlt.”. Dann wird keine Zeile übernommen. Korrigiere die Datei und lade sie erneut hoch.
  5. Klicke auf Speichern. Erst jetzt werden die importierten Gäste aktiv und erscheinen in der Gästeliste.

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Tipps

  • Die Zeilennummer in Fehlermeldungen zählt ab der ersten Datenzeile. „Zeile 1” ist also die zweite Zeile der Datei.
  • Mögliche Fehlermeldungen: „Nachname fehlt”, „Sprache fehlt”, „Ungültige Sprache”, „Ungültiges Geburtstagsdatum”, „Ungültiges Geschlecht”, „Ungültiges Land”, „Ungültiger Newsletter-Wert”, „Keine gültige CSV-Datei” und „Ungültige Kodierung gefunden. Die Datei muss als UTF-8 kodiert werden.”.
  • Speichere die Datei in Excel als „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)”. Prüfe danach, ob Excel Semikolon statt Komma als Trennzeichen verwendet hat.
  • Wenn du die Seite nach dem Upload ohne Speichern verlässt, bleiben die Gäste inaktiv. Lade die Datei dann erneut hoch.
  • eAssistant prüft beim Import nicht auf Dubletten. Lade dieselbe Datei nicht zweimal hoch. Doppelte Gäste führst du in der Anexis CLOUD! über Gäste zusammenführen zusammen.

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