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Mit RECEPTION! for ASA schreibt ein Betrieb, der mit der Hotelsoftware ASA arbeitet, seine Gäste-E-Mails mit RECEPTION! (der Gästekorrespondenz). ASA öffnet über den Button Webmail den Mailer im eAssistant. In dieser Anleitung richtest du RECEPTION! for ASA für einen Betrieb ein.

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Voraussetzungen

  • Du bist als Admin oder Super-Admin angemeldet.
  • Der Betrieb nutzt nicht ROOMS!. RECEPTION! for ASA lässt sich nicht mit ROOMS! kombinieren und nicht gleichzeitig mit RECEPTION! for Touristmanager.
  • Die Texte für die Standardvorlagen sind mit dem Betrieb abgestimmt: Angebot, Reservierungsbestätigung, Angeldbestätigung, Absage an den Gast und Stornierung.

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Schritte

  1. Öffne in der Anexis CLOUD! den Mandanten, klicke im Bereich Allgemein auf Mandant und dann auf Anexis eAssistant („Weitere Daten“).
  2. Setze im Bereich Module das Häkchen bei RECEPTION! for ASA und speichere.
  3. Klicke im Mandant-Dashboard im Bereich Einstellungen auf Schnittstellen und dann auf Client erstellen.
  4. Wähle als Anbieter „ASA“ und setze im Bereich Einstellungen das Häkchen bei RECEPTION!. Nutzt der Betrieb CHECKIN!, setze auch CHECKIN!. Klicke auf Speichern.
  5. Lege nach Möglichkeit einen zweiten Client mit dem Anbieter „ASA - AlpineBits“ an und setze Zimmerkategorien empfangen und Verfügbarkeiten empfangen. So kommen Zimmerkategorien und Beschreibungen aus ASA. Ohne diese Schnittstelle legst du die Zimmerkategorien von Hand im eAssistant an.
  6. Übermittle Code, Benutzername und Passwort beider Schnittstellen an den ASA-Techniker. Weise darauf hin, dass die AlpineBits-Schnittstelle in ASA aktiv und auf dem neuesten Stand sein muss.
  7. Prüfe den SPF-Eintrag der Absender-Domain des Betriebs, damit die E-Mails zugestellt werden.
  8. Lege die E-Mail-Vorlagen „RECEPTION! for ASA - Angebot“, „… - Reservierungsbestätigung“, „… - Angeldbestätigung“, „… - Absage“, „… - Stornierung“ und „… - Nur Gast“ im Layout des Betriebs an.
  9. Sobald die Daten aus ASA ankommen, lade die Bilder der Zimmerkategorien im eAssistant hoch.
  10. Teste die Korrespondenz: Lege in ASA ein Angebot mit Art „Anfrage“ an, klicke auf Webmail, versende das Angebot und buche es als Gast.
  11. Übergib dem Betrieb die Zugangsdaten zum eAssistant und schule ihn ein.

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Tipps

  • Ist nur die Schnittstelle „ASA“ ohne „ASA - AlpineBits“ aktiv, kann der eAssistant keine Verfügbarkeiten prüfen. Deaktiviere dann im eAssistant-Bereich RECEPTION! der Mandanteinstellungen Verfügbarkeit beim Buchen des Angebots überprüfen. Sonst sieht der Gast beim Buchen immer „Dieses Angebot ist leider nicht mehr verfügbar“.
  • Ohne AlpineBits-Schnittstelle muss der Betrieb nach jeder Änderung einer ASA-Reservierung erneut auf Webmail klicken, damit der eAssistant die Änderung erhält.
  • Preislisten braucht RECEPTION! for ASA nicht. Die Preise im Angebot kommen direkt über die ASA-Schnittstelle.
  • Auch ASA Light unterstützt RECEPTION! for ASA und die ASA-AlpineBits-Schnittstelle.
  • Schalte andere Korrespondenz-Tools des Betriebs erst ab, wenn alles eingerichtet und getestet ist.

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